Buku Pengantar Manajemen bab 5

Dalam pengorganisasian diperlukan struktur organisasi, yang digunakan untuk menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan sebagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja. Struktur organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi mempertahankan kedatangan dan keprgian individu serta untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan. 

Gibson dan kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang relative pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut:

1. pembagian kerja
2. departementalisasi
3. rentang kendali
4. delegasi

Prinsip organisasi yang dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan berkembang adalah

1. organisasi dan tujuan,
2. esensi organisasi,
3. tanggung jawab dan otoritas,
4. spesialisasi untuk efisiensi, dan rentang kendali
5. rentang kendali

Pengarahan adalah proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Tujuan pengarahan:

1. menjamin kontinuitas perencanaan
2. membudayakan prosedur standar
3. menghindarkan kemangkiran yang tak berarti
4. membina disiplin kerja
5. membina motivasi yang terarah

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda atau simbol yang sama, baik bersifat oral maupun bukan oral. Komunikasi yang efektif harus memenuhi kriteria sebagai berikut

1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan.
2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.

Salah satu alat untuk menyampaikan informasi yang paling sering digunakan dalam sistem pengorganisasian dan memiliki konteks yang erat dengan pengarahan adalah laporan. Namun demikian, orang sering lupa bahwa laporan juga merupakan alat untuk mengetahui perkembangan atau kemunduran organisasi. Dengan demikian, keberadaannya hampir sama pentingnya dengan keberadaan organisasi itu sendiri. Laporan sebenarnya dapat diberikan beberapa batasan, namun batasan tersebut tidak mengikat batasan lain, Moekijat memberikan batasan laporan sebagai berikut.

1. Suatu pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.
2. setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
3. alat komunikasi, ketika penulis mengungkapkan hasil penyelidikan.