Dalam
pengorganisasian diperlukan struktur organisasi, yang digunakan untuk
menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan sebagaimana
fungsi atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas
tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja.
Struktur organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas
organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur
organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan
organisasi mempertahankan kedatangan dan keprgian individu serta
untuk mengoordinasi hubungannya dengan lingkungan.
Gibson
dan kawan-kawan menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan
yang relative pasti yang terdapat di antara pekerjaan dalam
organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan
sebagai berikut:
- pembagian kerja
- departementalisasi
- rentang kendali
- delegasi
Prinsip
organisasi yang dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh
dan berkembang adalah
- organisasi dan tujuan,
- esensi organisasi,
- tanggung jawab dan otoritas,
- spesialisasi untuk efisiensi, dan rentang kendali
- rentang kendali
Pengarahan
adalah proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada
bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
Tujuan
pengarahan:
- menjamin kontinuitas perencanaan
- membudayakan prosedur standar
- menghindarkan kemangkiran yang tak berarti
- membina disiplin kerja
- membina motivasi yang terarah
Komunikasi
adalah proses penyampaian informasi atau pengertian dari pengiriman
pesan kepada penerima dengan menggunakan tanda atau simbol yang sama,
baik bersifat oral maupun bukan oral. Komunikasi yang efektif harus
memenuhi kriteria sebagai berikut
- Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan.
- Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan sehingga sama-sama mengerti.
- Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut.
- Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi kelompok ketika komunikan berada pada saat digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.
Salah
satu alat untuk menyampaikan informasi yang paling sering digunakan
dalam sistem pengorganisasian dan memiliki konteks yang erat dengan
pengarahan adalah laporan. Namun demikian, orang sering lupa bahwa
laporan juga merupakan alat untuk mengetahui perkembangan atau
kemunduran organisasi. Dengan demikian, keberadaannya hampir sama
pentingnya dengan keberadaan organisasi itu sendiri. Laporan
sebenarnya dapat diberikan beberapa batasan, namun batasan tersebut
tidak mengikat batasan lain, Moekijat memberikan batasan laporan
sebagai berikut.
- Suatu pengenal informasi nyata yang ditujukan kepada orang tertentu untuk tujuan tertentu.
- setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data dan informasi.
- alat komunikasi, ketika penulis mengungkapkan hasil penyelidikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar